Tre strategie per migliorare la gestione del tempo in ufficio

Uno degli aspetti che accomuna la quotidianità di impiegati e manager di ogni settore è la percezione di avere poco tempo per fare tutto ciò che si potrebbe/dovrebbe: “Dovrei occuparmene di più, ma il tempo non c’è”, “Sono oberata, non ho un minuto per respirare”.

Quando in ufficio si avverte la sensazione di “asfissia di tempo” si innesca solitamente un circolo vizioso perché liberare la propria agenda attraverso una buona pianificazione è un’attività che richiede tempo: se non ho il tempo di “curarmi”, ho sempre meno tempo.

L’altro aspetto perverso di questo problema è che nel bailamme dei mille adempimenti quotidiani tendiamo a privilegiare la dimensione dell’urgenza rispetto a quello della strategicità. Diamo priorità a ciò che non è rimandabile, dimenticandoci che spesso le attività non rimandabili (la consegna di un documento entro una certa scadenza per esempio) sono in prospettiva meno importanti di attività strategiche che purtroppo sotto pressione finiamo con il rimandare continuamente (la lezione di cinese per un export manager che lavora con il mercato cinese o la chiacchierata al bar con il collaboratore problematico).

Nelle lezioni di time management si insiste molto sui concetti di delega e di programmazione. Si studiano i modi per scaricare su qualcun altro o sulla tecnologia parte delle proprie mansioni/attività. Inoltre si prova a trasmettere la cultura della buona pianificazione e del rigoroso rispetto e della intransigente difesa di agende/orari/impegni. Esistono però tre ambiti di riflessione molto sottovalutati che costituiscono il necessario corollario di ciò che si apprende nei corsi di formazione sulla gestione del tempo. Senza queste consapevolezze le tecniche di time management perdono efficacia:

1) Ciascuno di noi, senza accorgersene, decide tutti i giorni di privilegiare le attività che più lo gratificano. Anche chi di noi ha la fortuna di fare “il lavoro dei sogni” nella quotidianità affronta in realtà un set di “microattività”. Non tutte le “microattività” piacciono o gratificano allo stesso modo. Per cui inconsapevolmente finiamo per dedicare più tempo del dovuto alle “microattività” preferite, trascurandone inevitabilmente altre e finendo in debito d’ossigeno la giornata. Per gestire bene il tempo è dunque fondamentale saper spacchettare il proprio lavoro e avere consapevolezza che il tempo che dedichiamo a ciò che ci piace di più è fatalmente sovradimensionato rispetto alle esigenze reali. Se dedichiamo più del 20% del nostro tempo alla “microattività” preferita probabilmente non stiamo lavorando bene.