È legittimo geolocalizzare in smart working con criteri condivisi

La geolocalizzazione dei lavoratori, soprattutto quando si intreccia con il lavoro agile, è uno dei terreni più delicati nel rapporto tra esigenze organizzative dell’impresa o dell’amministrazione e tutela della riservatezza. La sentenza del Tribunale di Cosenza del 1° luglio 2026, che ha annullato l’ordinanza-ingiunzione 135/2025 del Garante per la protezione dei dati personali, interviene proprio su questo equilibrio e lo fa con un messaggio netto: uno strumento tecnologico non può essere giudicato soltanto per ciò che potrebbe teoricamente fare, ma deve essere valutato per il modo in cui viene concretamente impiegato.

Il caso nasce dal ricorso di un ente datore di lavoro, sanzionato dal Garante per 50mila euro in relazione all’uso del sistema Time Relax, utilizzato per la rilevazione delle presenze dei dipendenti in smart working. Una lavoratrice, il cui accordo individuale indicava tre possibili sedi di svolgimento della prestazione, era stata sottoposta a verifiche dalle quali risultava la presenza in luoghi non compatibili con quelli dichiarati. Da qui erano derivati un procedimento disciplinare, poi sospeso, un reclamo al Garante e anche un esposto penale, successivamente archiviato.

Secondo il Garante, il sistema avrebbe consentito un controllo costante e indiscriminato della lavoratrice, in violazione del Gdpr, del Codice privacy e delle regole dello Statuto dei lavoratori sui controlli a distanza. Il Tribunale, però, ricostruisce diversamente il funzionamento dello strumento. Time Relax, secondo l’accertamento giudiziale, non tracciava in modo continuo gli spostamenti del dipendente, ma rilevava coordinate geografiche, sede, giorno e orario solo al momento della timbratura. I controlli a campione avvenivano inoltre secondo una procedura definita: chiamata diretta, fascia di reperibilità, invito alla doppia timbratura e consenso alla geolocalizzazione. Il sistema non registrava dati ulteriori, non operava oltre l’orario di servizio ed era stato oggetto di ratifica sindacale, oltre che inserito nel Piao (Piano integrato di attività e organizzazione) 2024-2026.

Il punto giuridico centrale riguarda l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. La norma distingue gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze da quelli dai quali possa derivare un controllo a distanza, ammessi in presenza di specifiche esigenze e previo accordo sindacale o autorizzazione amministrativa. Il Tribunale qualifica Time Relax come sistema di rilevazione delle presenze, pur riconoscendo che la componente di geolocalizzazione impone comunque garanzie rafforzate. Quelle garanzie, nel caso concreto, risultavano però adottate: vi erano accordo sindacale, informativa ai lavoratori, limiti tecnici e finalità organizzative determinate.

Da questa impostazione discende la critica più significativa rivolta al provvedimento del Garante. L’Autorità aveva sostenuto che la natura flessibile del lavoro agile mal si concilierebbe con il controllo di orari e luoghi di svolgimento della prestazione. Il giudice osserva invece che il Garante non può sostituirsi al datore di lavoro nella scelta del modello organizzativo, purché questo sia lecito, trasparente e proporzionato. Il compito dell’Autorità è verificare la correttezza del trattamento dei dati, non stabilire quale debba essere il modo migliore di organizzare lo smart working.