Documenti elettronici: ecco come si conservano a regola d’arte

Il ruolo del responsabile della conservazione può essere affidato ad un soggetto esterno allo studio professionale, a condizione che sia un soggetto terzo diverso da chi gestisce il servizio di conservazione digitale (ad esempio il fornitore della soluzione It utilizzata per la conservazione). Il responsabile può, a sua volta, delegare sotto la propria responsabilità le proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti che all’interno dello studio abbiano specifiche competenze ed esperienze. La delega deve essere riportata nel Manuale di conservazione documentale.

Il mancato rispetto delle linee guida Agid ha sanzioni indirette; vale a dire che non ci sono sanzioni specifiche, quindi si applicano quelle relative a formazione/conservazione non adeguata della documentazione rilevante. Ad esempio un documento contabile non conservato secondo le linee guida in automatico vìola anche le regole di corretta formazione e conservazione stabilite dalla normativa tributaria.

Altre rilevanti sanzioni sono previste da normative di settore, come ad esempio quelle relative ai controlli alle esportazioni. Diverso e, se vogliamo ancora più «pesante», il carico sanzionatorio per tutti i documenti che contengono dati personali: il mancato rispetto delle linee guida, infatti, può essere una “spia” della mancata adozione di misure di sicurezza adeguate, con applicazione allo studio delle multe previste dal Gdpr (che possono arrivare fino a dieci milioni di euro, o al 2% del fatturato globale dell’anno precedente, se maggiore, in modo indipendente dalle dimensioni dello studio).

Le soluzioni adottate alla luce delle linee guida devono essere verificate e aggiornate. Questo si traduce in un monitoraggio costante del corretto funzionamento delle soluzioni tecnologiche adottate, cui si aggiunge una verifica periodica del rispetto delle procedure indicate nel manuale di conservazione. La periodicità è determinata in base alle specifiche esigenze e caratteristiche dello studio professionale (ad esempio ogni 4/6 mesi). In ogni caso il manuale di conservazione deve essere aggiornato in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi/procedurali e tecnologici rilevanti. È quindi richiesto un monitoraggio continuo rispetto a nuove disposizioni di legge o regolamentari che impongano l’adozione di specifiche misure, ma anche una procedura interna che consenta un aggiornamento tempestivo nel caso in cui lo studio si avvalga di nuove o diverse soluzioni tecnologiche o se cambiano le procedure interne che impattano sul sistema di formazione, gestione o conservazione di documenti informatici.